الثلاثاء، 4 مارس 2008

العلاقات العامة



تعريف

تعد العلاقات العامة رافداً إداريا مهماً للاكاديمية فهي تلعب دوراً بارزاً في تعاملها مع الأفراد والجماعات في الداخل والخارج وتتعاظم أهميتها من خلال الدور الذي تلعبه في أيجاد الروابط بين موظفي الاكاديمية والمجتمع المحيط بها وذلك بقيامها بالتعريف بمكانة الاكاديمية العلمية والدور الذي تؤديه الاكاديمية تجاه المجتمع وتحديد أهدافها والمكانة التي وصلت أليها وكيف يمكن أن تصل إلى ما هو افضل.
وكذلك تقوم بدوراً فعالا في الربط بين الاكاديمية وغيرها من منشأة المجتمع العامة والخاصة بالإضافة إلى أن العلاقات العامة تساهم في تقوية العلاقات بين منسوبي الاكاديمية والتعرف على اتجاهات الرأي العام تجاه الاكاديمية والمساهمة في تصحيح الخاطئ منها. وتسعى العلاقات العامة في الاكاديمية إلى تحقيق المكاسب والمزايا التي تزيد من مكانة الاكاديمية في المجتمع.

*أهداف إدارة العلاقات العامة

- إبراز إسهامات الاكاديمية العلمية على الصعيدين العربي والدولي.
- التعريف بأنشطة الاكاديمية ومرافقها العلمية.
- تقوية الروابط بين الاكاديمية والجهات العربية ذات العلاقة.
- بث روح المودة والأخوة والتعاون بين المشاركين في برامج الاكاديمية وموظفي الاكاديمية.

* مهام إدارة العلاقات العامة
تتولى إدارة العلاقات العامة القيام بالمهام التالية:
1. استقبال ضيوف الهيئة وزوارها وخبرائها وتوفير السكن المناسب لهم وتأمين تنقلاتهم وتوديعهم وانهاء اجراءات سفرهم .
2. تنظيم الزيارات الى الهيئة واعداد برامجها ومرافقة الزوار داخل الهيئـة وتعريفهم بأنشطتها..
3. اعداد قوائم بأسماء وعناوين كبار المسئولين فى الاجهزة الحكومية والاهلية .
4. الإسهام في إعداد الأنشطة والبرامج العلمية مع قطاعات الاكاديمية.
5. إبراز المناسبات الوطنية للدول العربية وإعداد برامج تعريف بهذه المناسبات.
6. تنظيم جولات داخل مرافق الاكاديمية وخارجها.
7. تنظيم أنشطة توعية داخل مرافق الاكاديمية وخارجها.
8. إعداد برامج اجتماعية لزوار الاكاديمية وضيوفها.
9. المساهمة في ترتيب حفلات التخرج بالتعاون مع عمادة القبول والتسجيل واستقبال الطلاب الجدد.
10. تنظيم و إعداد لقاء سعادة رئيس الاكاديمية مع منسوبي الجامعة في الأعياد والمناسبات المختلفة.
11. المساهمة مع إدارة الاكاديمية في الإعداد والتنظيم للمؤتمرات والندوات والمحاضرات التي تنظمها الاكاديمية.
12. إعداد قوائم المدعوين لحفل التخرج والمدعوين للندوات والمؤتمرات التي تنظمها الاكاديمية وعرضها على صاحب الصلاحية قبل طباعتها .
13. إعداد بطاقات التهاني لمنسوبي الاكاديمية في مناسبات الأعياد والترقية والتعيين.
14. المساهمة في الإعداد لاجتماع مجلس الاكاديمية مع الإدارات المعنية.
15. الإعداد والترتيب لتنظيم الولائم وحفلات الشاي في مجلس الضيافة في إدارة الاكاديمية أو في الفندق بالتعاون مع إدارة التغذية.
16. تحديث قوائم وبيانات كبار المسؤولين في الاكاديمية .
17. إنهاء الالتزامات الخاصة بصرف مستحقات المؤسسات والفنادق المتعاملة مع الاكاديمية عن طريق الإدارة المالية.
18. المشاركة في بعض المناسبات والأسابيع التي تقام على مستوى الدولة.
19. إصدار تذكرة سفر:توفير تذاكر السفر وتأمين الحجز المناسب لكل أنشطة المنظمة , لموظفي ومستشاري وضيوف المنظمة لتسهيل عمل المنظمة في تنفيذ أنشطتها خارج دولة المقر.
20. حجز التذاكــــر:توفير وتأمين الحجز المناسب لكل أنشطة المنظمة , لموظفي ومستشاري وضيوف المنظمة لتسهيل عمل المنظمة في تنفيذ أنشطتها خارج دولة المقر.
21. الإفراج الجمركي:تمكين المنظمة من الحصول أفضل السلع والخدمات من بلد المنشأ والاستفادة من الإعفاء الجمركي الممنوح للمنظمة.
22. الحصول على تأشيرات:تسهيل دخول عملاء المنظمة وضيوفها إلى دولة غير دولة المقر تقوم المنظمة بتنفيذ أحد أنشتطها بها
23. تجديد الاقامات:تسهيل إقامة موظفي المنظمة وأسرهم غير الحاملين لجنسية دولة المقر طبقا لقوانين العمل المعمول بها بدولة المقر.

ليست هناك تعليقات: